Adoptioperheet ry:n rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste on asiakirja, joka kuvaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja ovat kaikenlaiset luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavat merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi.

Selosteen on tarkoitus kertoa siihen tutustuvalle henkilölle, mitä tietoja ko. rekisteriin on kerätty, missä tarkoituksissa niitä käytetään, kenelle tietoja luovutetaan, miten ne arkistoidaan ja hävitetään. Selosteessa kuvataan myös sitä, miten rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu.

Seloste on Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 ja henkilötietolain (523/1999) 10§ mukainen, ja se on päivitetty 21.5.2018.

TIETOSUOJASELOSTE

Adoptioperheet ry käsittelee henkilötietoja yhdistyksille ja seuroille kehitetyllä pilvisovelluksella, Netti-Jäserillä. Tietoja käsittelevät yhdistyksen työntekijät, joilla on työsopimuksessa maininta vaitiolovelvollisuudesta. Rekisterin tietoihin pääsee käsiksi vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Liittyminen jäseneksi tapahtuu yhdistyksen verkkosivujen kautta verkkolomakkeella sähköisesti, suojatun yhteyden kautta. Jäseneksi liittymiseen vaaditaan yhdistyslain edellyttämät yksilöintitiedot (etu- ja sukunimi sekä  asuinpaikka). Jäsenmaksun laskuttamista ja jäsenlehden lähettämistä varten pyydämme myös pakollisena tietona katuosoitteen.

Mikäli jäsen haluaa jäsenyyteen kuuluvan edun, sähköisen jäsentiedotteen, pyydämme ilmoittamaan myös sähköpostiosoitteen. Halutessaan kohdennettua tiedotusta, hän voi merkitä kiinnostuksenaiheet samaan liittymislomakkeeseen.

Ajantasalla olevien yhteystietojen toimittaminen on jäsenen  vastuulla. Tietojen päivityksen voi tehdä yhteydenottolomakkeella, puhelimitse tai sähköpostilla.

Rahoittajan (STEA) avustuspäätöksessä antamien ohjeiden mukaisesti keräämme palautetta kohde- ja sidosryhmiltä sekä seuraamme toimintamme vaikuttavuutta. Palautetta kerätään monin eri tavoin. Sähköistä tietoa tallennetaan pilvipalveluun, joka noudattaa EU:n tietoturvavaatimuksia (SurveyPal ja Google), ja satunnaisia, usein väliaikaisia tiedostoja, lukkojen takana. Palautetta käytetään myös jatkuvaan toiminnankehittämiseen ja yhdistyksen linjan suuntaamiseen.

Tapahtumien ilmoittautumisissa kysytään henkilö- ja laskutustietojen lisäksi mahdollisesti lasten ikää tai muuta lastenhoidon tai osallistuminen kannalta olennaista tietoa (mahdolliset ruokarajoitteet, terveys jne.) Lomakkeella kerättävät tiedot ovat perusteltuja toiminnan kannalta, eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen kuin mitä lomakkeessa ilmoitetaan. Tietojen käytöstä esimerkiksi myöhemmässä viestinnässä kysytään erikseen lupa lomakkeessa.

Nuorisojäsenten liittymisen osalta alle 16-vuotiailta pyydetään huoltajan lupa tietojen säilyttämiseen yksiselitteisesti ja selvästi hakulomakkeen lähettämisen yhteydessä. Tämä tapahtuu rastittamalla vastausruutu.

Järjestöllä on käytössä erillinen tietoturvaohjeistus, jota noudattamalla suojataan ja estetään tietojen päätyminen vääriin käsiin. Vastuu tietojen käsittelystä on yhdistyksen toiminnanjohtajalla.

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Adoptioperheet ry sitoutuu ilmoittamaan kaikki tietoturvaloukkaukset tietosuojaviranomaiselle ja rekisteröidylle jäsenille.
Asiakasrekisteriseloste on julkinen ja nähtävillä yhdistyksen nettisivuilla.

muokattu viimeksi 5/2018

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina, pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Aineistoa voi olla väliaikaisesti manuaalisessa muodossa. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä.

Sähköinen henkilörekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Kyselyiden, kampanjoiden ja uutiskirjeen tiedot sijaitsevat käyttäjätunnuksin suojatussa palveluntarjoajan tietokannassa.

TIETOJEN ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
Uutiskirjeiden sähköisessä rekisterissä tiedot säilyvät niin kauan kuin henkilö peruuttaa uutiskirjeen tilauksen.

Kyselyihin osallistuneiden henkilötiedot hävitetään, kun kyselyn tulokset on analysoitu ja raportoitu. Tämän jälkeen raaka-datasta hävitetään henkilötiedot ja data arkistoidaan.
Kampanjoihin osallistuneiden yhteystiedot hävitetään käyttäjätunnuksin suojatusta palveluntarjoajan tietokannasta kampanjan päätyttyä, mutta ne säilyvät käyttäjätunnuksin suojatussa palveluntarjoajan tietokannassa.

Arvontoihin osallistuneiden tiedot hävitetään, kun arvonta on suoritettu.

Kyselyiden ja palautteen keräämisen yhteydessä kysytään nimi ja sähköpostiosoite, jotta voi osallistua arvontaan. Arvontaan osallistuminen ja tietojen antaminen on vapaaehtoista. Arvonnan yhteydessä annettuja henkilötietoja ei yhdistetä kyselyissä ja palautteissa annettuun muuhun tietoon.

REKISTERISELOSTE

Rekisterinpitäjä:

Adoptioperheet ry
Y-tunnus: 1450345-0
Yhdistysrekisteritunnus: 169.868

Yhteystiedot: Yrjönkatu 29 A, 00100 Helsinki
puh. 045 233 0430 (järjestösihteeri)
toimisto @ adoptioperheet.fi

Yhteyshenkilö: viestintä- ja järjestösihteeri Lotta Ventelä

Rekisterin nimi: Adoptioperheet ry:n
1) jäsen-,
2) lehden tilaus-,
3) vapaaehtoisryhmien ja
4) sidosryhmien yhteystiedot

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Eli mitä tietoja toimintaan osallistuvilta kerätään:

  • Yhteystiedot (etu- ja sukunimi, osoite pakollisina, vapaaehtoisesti myös puhelinnumero ja sähköposti
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot (liittymispäivämäärä, mahdolliset kiinnostuksen kohteet, jäsenmaksut)
  • Maksutiedot laskutetuista tuotteista ja/tai tapahtumista
  • Jäsenen itse halutessaan ilmoittamat lisätiedot tarkennettua tiedotusta varten

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

  • Jäsenyyteen liittyvien palveluiden ja velvollisuuksien hoitaminen (sopimus jäsenyydestä)
  • Yhdistyslain mukaisen jäsenrekisterin ylläpito (laki)
  • Jäsenmaksujen käsittely ja seuranta (sopimus)
  • Jäsenlehden lähettäminen maksaneille jäsenille, sidosryhmille ja lehtitilaajille (oikeutettu etu)
  • Adoptioasioista tiedottaminen yhteystietonsa antaneille (oikeutettu etu)

Jäsenten ja sidosryhmien yhteystietoja käytetään tiedottamiseen ja palautteen pyytämiseen.

Vapaaehtoistoiminnassa mukana olevien yhteystiedot ovat erillisellä listalla, ja heille on roolikohtaiset salaiset ryhmät Facebookissa, jotta heitä voidaan tukea tehtävissään ja kiittää työpanoksestaan. Hallituksessa luottamustehtävissä toimivilla on omat erilliset kanavat (sähköpostiryhmä ja Facebookin salainen ryhmä) kommunikointiin työntekijöiden kanssa.

Kyselyihin ja arvontoihin vastanneiden henkilötietoja voi antaa vapaaehtoisesti, mikäli haluaa osallistua niiden yhteydessä mahdollisesti järjestettävään arvontaan tai muuhun palkitsemiseen.

REKISTERIN TIETOLÄHTEET
Rekisterin tiedot perustuvat jäsenten ja yhteistyökumppanien itse ilmoittamiin tietoihin tai viran puolesta avoimiin yhteystietoihin, sekä tilausten tai osoitteenmuutosilmoitusten yhteydessä kerättyihin yhteystietoihin.

TIETOJEN LUOVUTTAMINEN
Jotkin välttämättömät tiedot välittyvät kolmansille osapuolille maksutapahtuman, toimituksen tai tiedotuksen mahdollistamiseksi. Esimerkiksi jäsenlehden jakelun hoitamiseksi osoite- ja yhteystietosi välittyvät logistiikasta vastaaville tahoille. Verkkokauppatapahtumat välittyvät käyttämäämme sähköposti- ja jäsenrekisterijärjestelmään, johon vain meillä on pääsy. Maksutapahtuman yhteydessä maksutietosi kulkevat luotetun maksunvälittäjän kautta.

Kullekin taholle lähetetään vain palvelun toteutumisen kannalta välttämättömin tieto eikä näillä palveluntarjoajilla ole oikeutta käyttää tietojasi muuhun kuin palvelun toteuttamiseen. Kaikki tiedonsiirto tapahtuu salattujen yhteyksien kautta.

Muuten emme luovuta tietoja yhdistyksen ulkopuolelle.

REKISTERISSÄ OLEVIEN TIETOJEN TARKASTUSOIKEUS
Rekisteriin merkityillä on oikeus tarkistaa rekisterissä olevien tietojen oikeellisuus. Edellytämme luotettavaavaa jäsenen tunnistusta. Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

VIRHEELLISEN TIEDON KORJAAMINEN
Yhdistys tarkistaa yhteydenottojen jälkeen aktiivisesti rekisterissä olevat tiedot ajantasaisuutta varten. Osoitteenmuutos ilmoitukset ovat jäsenen vastuulla. Jäsenellä on koska tahansa oikeus ja mahdollisuus olla yhteydessä yhdistykseen ja pyytää tietojensa korjaamista.

EVÄSTEET JA MUU SEURANTA ADOPTIOPERHEITTEN SIVUILLA
Adoptioperheitten nettisivut hyödyntävät evästeitä sekä vastaavia selainteknisiä toimintoja, kuten selaimen muistia. Näiden avulla saamme tietoa siitä, mitkä hakusanat ohjaavat tietoahakevat sivuillemme, ja mitkä sisällöt ovat kiinnostavimpia. Näiden tietojen perusteella pyrimme jatkuvasti parantamaan verkkosivujemme toimivuutta.

Evästeitä käytetään mm. uudelleen palaavan käyttäjän tunnistamiseen. Oletusarvoisesti selaimesi evästeet säilyvät yhden kuukauden, ellet poista niitä erikseen. Evästeiden poistaminen onnistuu selaimesi asetuksista. Muista kuitenkin, että selaimeesi latautuu uudet evästeet, kun vierailet sivuillamme taas. Evästeiden ja niiden käytön hyväksyminen on pakollista. Sivujemme selausta seuraavat mm. Google ja Facebook. Näiden kautta pystymme mm. analysoimaan ja kehittämään viestintäämme.

X